Satın Alma Süreçlerinin Kontrolü Çözbim Yemekçi MRP/ERP ile Bir Başka

Bence, satın alma birimi yemek sektörünün yumuşak karnıdır. Yaklaşık 22 yıldır yemek fabrikalarının satın alma birimini incelediğimde çoğunda gördüğüm kontrolsüz bir satın alma yapılmasıdır.

• Ne için?
• Ne zaman?
• Ne kadar?
• Nereden(hangi satıcıdan)?
• Kaç liraya?

Alacağını bilemedikleri için birçok firma kontrolsüz satın alma, hatalı satın alma, pahalı satın alma, gereksiz satın alma yapabilmektedir. Bu da inanılmaz maddi kayıplara neden olmaktadır.

Atalarımız para, malı alırken kazanılır derler, yani doğru satın alma yapılırsa kazançta istenilen düzeyde olur.

Birçok firmada gözlemlediğim, yapılacak satın almanın gerekliliği çoğu zaman doğru sorgulanmaz. Depolarını doğru kontrol edemedikleri için üretimde ne kadar gerekli, depoda ne kadar var ve ne kadar satın alma yapmalıyım sorularına planlı takip edilmediği için doğru yanıtlar verilmez.

Bazı kişilerin dudakları arasında satın alma yapılır. Sistemli bir çalışmada hatalı satın alma sıfırdır. Hangi satıcıdan, hangi malzemenin ne kadar alınması gerektiğini bilirseniz her şey kontrol altına alınır. Bunun için de sistemli çalışmaya ihtiyaç vardır. Sistemli çalışamayan firmalarda, ya firma sahipleri ya da akraba veya çocukları satın alma yapmaya çalışırlar, doğru satın alma yaptıklarını düşünseler de aslında sağlıklı satın alma yapamazlar.

Satın alma yapılacak firmaya ödemeyi finanstan nasıl yapmaları gerektiğini öğrenmeleri gerekir, üretim biriminden, ne kadar malzeme kullanılacak üretimde bilmesi ve depoda da ne kadar malzeme olduğunu öğrenip eksik malzeme var ise ne kadar eksik tespit edilip daha sonra hangi firmalardan satın alınması gerektiğini araştırmak gerekir. En uygun fiyat, ödeme ve kaliteye sahip firma tespit edilerek satın alma formları oluşturulmalıdır. Çok dikkat ve takip isteyen meşakkatli bir süreçtir satın alma işlemleri.

Biz yazılımcılar da, satın alma işlemlerini nasıl sistemli hale getirir, hataları nasıl en aza indirir, kontrolü sadece satın almayı yapan kişiye nasıl bırakmayız diye düşündüğümüzde, öncelikle yapılan satın almanın nereden yapılıyor olursa olsun ilgili birimlerce onayının olmasının gerekliliğini gözlemledik ve inandık.

Sisteme girilen satın alma  malzemeleri onay sistemi ile ilgili yöneticiler bilgilendirilir. Sistem tarafından, yöneticilere düşen onay kodu ile beraber siparişin hangi firmadan, hangi malzemelerin, hangi tutarlarla ve nasıl ödeneceğinin bilgisi düşer. Yöneticiye gelen, sistem tarafından ilgili satın alma için üretilen onay kodunu yönetici onaylarsa, onay kodunu siparişi veren kişiye iletilir ve satın alma formuna bu onay kodu girildiğinde, sistem üzerinde yazıcıdan veya mail ile satın alma formunun gönderimine izin verir. Böylece yapılan satın alma formlarından yöneticiler gerçek anlamda haberdar olur.

Sistemimizde en fazla dört farklı yöneticinin onayı ile satın alma formları oluşturulur. Parametrik bir yapıda olduğu için onay parametresi açık olmazsa otomatik olarak satın alma formları satıcı firmalara gönderilebilir.

Satın alma biriminin en zorlandığı işlemlerin başında, hangi ürün, hangi tarihler arasında, hangi satıcı firmada fiyatı nedir? Sorusunun yanıtını bulmaktır.

ÇÖZBİM YEMEKÇİ MRP/ERP otomasyonunda geliştirdiğimiz E-TALEP sistemi üzerinden sistemde kayıtlı satıcı firmalara stoklardan seçilen malzemelerin fiyat tablosunu doldurmaları için sistem tarafından bir link üretilir. Bu link satıcı firmaya mail olarak gönderilir. Satıcı firma gönderilen linke tıklar ve satıcı firmadan istenen malzemelerin listesini görür. Malzeme adının yanındaki tutar sütununa malzemenin belirtilen tarihler arasındaki fiyatını yazar ve malzeme E-TALEP formunu kayıt eder.

ÇÖZBİM YEMEKÇİ Sistemi, satıcı firmanın kayıt ettiği fiyatları otomatik olarak alır ve satıcı firmaya ait fiyatlar olarak sisteme işler. Böylece Satın alma formu oluşturulurken satın alma yapılacak malzemenin fiyatı seçilen satıcı firmaya ait fiyat olarak otomatik formda gelir.

E-TALEP sistemi sayesinde satın alma malzeme fiyatları otomatik olarak sisteme işlenmiş olur.

Satın alma biriminin sağlıklı işlemesi için, depolarınızın, finans biriminizin ve üretim biriminizin de sağlıklı çalışması zorunludur.

Satın alma birimi yaptıkları satın alma formlarını depocularla bağlantılı takip etmek zorundadır.

Malzemeler doğru miktarda ve anlaşılan fiyatta gelmiş mi?  kontrol edilmek zorundadır.

ÇÖZBİM YEMEKÇİ sisteminde, depocular satıcı firmadan gelen malzemeleri daha önceden sistemde kayıtlı olan satın alma formunu seçerek stoklara alırlar, böylece satıcıdan gelen birçok malzeme kaleminin girişini yapmazlar. Satın alma formunu ekranda hangi fiyattan ve ne kadar satın alma yapılmış gördükleri için satın alma birimi yetkilisi olmadan satın alma formunu kontrol edebilirler.

Tüm birimlerinizde; üretim olsun, finans olsun, depo olsun, satın alma olsun verimli, kontrollü çalışması için ÇÖZBİM YEMEKÇİ MRP/ERP otomasyonunu kullanmanızı öneririm.

Sistemle ve sağlıkla kalın.